1)  Para pelajar atau persatuan pelajar yang ingin menganjurkan aktiviti perlu menggunakan borang khas iaitu 'Borang Kerja Kerja Aktiviti Pelajar'
 

2)     Sila isikan maklumat yang diperlukan dengan betul dan tepat. Borang yang siap diisi hendaklah dihantar ke Unit Pembangunan dan Aktiviti Pelajar 14 hari bekerja atau melalui e-mail sebelum aktiviti dijalankan. 
 

3)    Borang ini dikecualikan untuk Aktiviti Pelajar yang melibatkan:-

a. Penajaan / sumbangan kewangan pihak kerajaan atau pihak swasta;

b. Program khidmat masyarakat, khidmat pendidikan dan khidmat budaya; dan

c.  Program yang melibatkan sekolah, universiti, institusi, badan dan pertubuhan; Dikehendaki untuk memohon kelulusan dari Naib Canselor UTM melalui Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni), Universiti Teknologi Malaysia. Semua permohonan hendaklah dihantar ke Unit Pembangunan dan Aktiviti Pelajar 3 bulan sebelum aktiviti dijalankan dan; sila lampirkan:-

• 1 salinan surat permohonan kelulusan program kepada Naib Canselor UTM
• 1 salinan surat permohonan kelulusan untuk mengutip yuran dan sumbangan dalam Universiti kepada TNC (HEP dan Alumni);
• 2 salinan kertas kerja bersama Ringkasan Eksekutif Program dan Ulasan Penasihat Persatuan / Program;
• Senarai nama peserta, nombor kad pengenalan, nombor telefon dan alamat surat-menyurat.